Excel planificación de la demanda

Antes de que empieces a leer este post, quiero ponerte en contexto. Quizás al leer el título habrás pensado: “pero bueno con tanta tecnología disponible vamos a seguir aferrándonos al Excel”. Y mi respuesta como siempre es depende. Por supuesto, si eres una gran empresa y sigues usando Excel para planificar la demanda, no solo es un error si no tienes que dejar de leer esto y salir corriendo a ver que software especializado te conviene más para mejorar tu Planificación de la Demanda, bueno claro partiendo de que sea muy importante para tu empresa.

Pero por otro lado si tu empresa es una Pyme y actualmente no haces mayor cosa, usas Excel como hojas de cálculo aisladas, no tienes un proceso de planificación de la demanda formal y estructurado, las áreas no tienen ningún tipo de relación y ni siquiera sabes que tan bien estas pronosticando porque no mides la precisión. Si profundizamos un poco más no mides la precisión de tus pronósticos porque ni siquiera sabes cómo medirla, -la realidad es que no tienes que saber cómo hacerlo-; porque seguro eres el dueño, o el gerente de ventas o el de administración y tienes millones de funciones. Incluso pudiera ser el caso que te acaban de agregar recientemente la responsabilidad de la Planificación de la Demanda, porque en tu empresa ya tienen claro que es muy importante. Si este es tu panorama, créeme empezar a usar Excel no es del todo descabellado.

¿Por qué Microsoft Excel?

Quién conozca mi trayectoria sabrá que la mayoría de mis Webinars y Talleres los realizo basándome en Microsoft Excel, para mí sigue siendo una herramienta de las más poderosas, incluso existe un paradigma y las personas creen que las grandes empresas no usan Excel, que todo se soluciona a través de un ERP (Enterprise Resource Planning) poderoso y softwares especializados en diferentes áreas. Nada más alejado de la realidad, es verdad la data sale de los ERP porque he tenido la oportunidad de trabajar con alguno de ellos, quizás los más importantes y reconocidos. Sin embargo, por muchos softwares de reportes que puedas tener es muy probable, incluso si trabajas en una transnacional, que los análisis pasan por una hoja de Excel, para mí la principal razón de esto su flexibilidad, es como un lienzo en blanco y dependiendo de los conocimientos del usuario, su potencial es casi que infinito, por no exagerar.

Ahora bien, porque creo que el Excel puede apoyarte a mejorar tu proceso de planificación de la demanda, porque me aventure a predecir el futuro de Excel!!!…bueno más que predecir el futuro voy a explicar que hay detrás del Excel, en base a unos análisis que realice y con mucha humildad quiero compartirlos contigo. Por supuesto como todo no tienes porque creerme, sin embargo, ver un poco más allá de lo evidente, tratar de entender las tendencias independientemente de lo que estemos analizando nos puede dar una visión más amplia y quizás apoyarnos a tomar algunas decisiones.

Mi objetivo con este post es que al leer mi análisis puedas responder a la pregunta ¿Puedo mejorar la planificación de la demanda en mi empresa usando Excel?

Estos son los elementos por los que creo que el Excel tiene futuro:

1) Evolución:

Excel es un software que tiene más de 29 años y se mantiene en constante evolución, con un promedio de poco más de dos años entre versión y versión, anexo gráfico donde se observa las diferentes versiones desde Excel 2.0 hasta Excel 2016 y la cantidad de años entre cambios de versión.

Conclusión 1: Pudiéramos esperar que para el año 2017 o 2018 estaremos en presencia de otra versión del Excel por lo que es un software con el que podemos seguir contando y por supuesto seguirá evolucionando.

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2) Capacidades

En cuanto a las capacidades del Excel anexo una tabla que indica el número de filas, columnas y hojas. Muchas veces las personas indican que es limitada su capacidad y muchas veces ni siquiera conocemos sus limitaciones. Por otra parte, seguro que muchos de nosotros ni siquiera hemos llegado a usar en una hoja más de un millón de filas. Por supuesto que si hablamos de registro de ventas no tiene mucho sentido llevarlas en Excel porque si pudiera ser una limitación y para eso están los sistemas administrativos o ERP y el Excel lo vamos a utilizar para realizar nuestros análisis no para registrar las ventas. Por otra parte, como se observa en la tabla algunas limitaciones vienen dadas por la capacidad de memoria que tengan nuestros equipos, que es algo sobre lo que podríamos influir y mejorar.

Ahora bien, esta “limitación” existe cuando usamos el Excel básico que es sobre el que he basado mi análisis. Pero si usamos el complemento PowerPivot no hay límite de capacidades, están amarradas a la capacidad del equipo usado.

Conclusión 2: En líneas generales pudiéramos afirmar que la capacidad del Excel para los análisis no constituye una limitante y está relacionada con la capacidad de nuestros equipos sobre los que tenemos completo control.

Excel planificación de la Demanda

3) Extracción de datos externos:

Desde Excel 2010 la extracción de datos externos es una funcionalidad realmente sencilla y que es desconocida por muchas personas, por lo que no es aprovechada. Abajo les dejo una imagen de los botones que nos permiten importar información desde diferentes orígenes. Muchos se habrán dado cuenta el nivel de flexibilidad que esta funcionalidad del Excel nos permite. Y las “limitaciones” en la capacidad a la que hacía referencia en el punto anterior prácticamente se eliminan ya que podemos hacer los análisis tomando la información desde nuestros ERP, sin ocupar memoria en el libro de trabajo porque podemos hacer los análisis con la data sin necesidad de almacenarla en el Excel.

Conclusión 3: Nuestras hojas de cálculo pueden conectarse a la data de nuestro ERP, dejando de ser hojas aisladas y obteniendo los siguientes beneficios:

  • Reducción del tiempo de procesamiento.
  • Eliminar errores.
  • Actualización automática en Excel desde el origen de datos.

Excel Planificación de la demanda

4) Herramienta de Previsión de Excel 2016:

A esta herramienta la llamo el “Botón mágico de Excel” y estoy segura que más del 80% de las personas que lean este post no sabía que existía. Es una herramienta completamente nueva disponible, por ahora, únicamente en Excel 2016. Nos permite apretando un botón calcular los pronósticos de ventas usando uno de los modelos matemáticos más poderosos y complejo que se conoce como Suavizado Exponencial triple o modelo de Holt Winters. La verdad es que desde que supe de esta herramienta me dediqué a profundizarla y analizarla, cree un Ebook para que las personas puedan aprovecharla y la he explicado en varios de mis Webinars.

Si quieres profundizar más sobre esta herramienta te invito a que te conviertas en Suscriptor de mi web y podrás descargar el Ebook. En mi canal de YouTube, también tengo algunos videos donde explico cómo usarla.

Conclusión 4: Excel nos ofrece un algoritmo matemático poderoso que nos permite mejorar el cálculo de nuestros pronósticos estadísticos de una forma muy sencilla, sin necesidad de conocer la fórmula matemática utilizada, haciéndola accesible a todas las personas.

Estos análisis son un abreboca, ya que hay más ventajas de nos ofrece Excel las cuales dejaré para futuros post donde me aventuraré a profundizarlas, como son:

  • Almacenamiento en la nube y trabajo colaborativo.
  • La relación de Excel con soluciones de Business Intelligence al poder construir de una forma muy simple Cubos OLAP (On-Line Analytical Processing).
  • Relación de Excel con otras soluciones de Microsoft.
  • Cantidad de recursos gratuitos para aprender sobre Microsoft Excel.

Todos los elementos analizados anteriormente convierten al Excel en un software con gran potencialidad, sin embargo, para mí lo que lo hace realmente poderoso es que si encendemos un ordenador existe una probabilidad de más del 90% que tenga Microsoft Excel instalado, lo único que debemos hacer es empezar a usarlo.

Estos recursos que nos ofrece Excel son realmente valiosos para ser considerados en cuenta por parte de una Pyme y creo que si se aprovechan adecuadamente pueden marcar una gran diferencia en la mejora de sus Procesos de Planificación de la Demanda, la buena noticia es que la mayoría de nosotros simplemente con encender nuestra computadora tenemos acceso a ella.

Si pensamos en las mejores prácticas del Proceso de Planificación de la Demanda las podemos visualizar como la cúspide de una larga escalera y el uso del Excel es un escalón, que desde mi punto de vista pasar por él, puede ser la diferencia del éxito. Lo importante es que nos activemos y atrevamos a empezar a subir o continuar subiendo por los diferentes escalones. Esa será la gran diferencia entre las empresas que se arriesgan actuar y aquellas que se quedan a esperar que suceda algo mágico o que le ofrezcan una solución mágica, que según mi experiencia todavía no la han inventado.

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Raquel Da Silva