La verdad dudé mucho si escribir sobre este tema porque existe buena información disponible en Internet y en libros especializados, sin embargo, me decidí hacerlo porque es un punto de referencia para futuras publicaciones, y por otro lado voy a explicarte con mis palabras de una forma sencilla y clara, lo que he aprendido y aplicado según mi experiencia. Mi objetivo con este post es crear una pequeña guía para las Pymes, sobre cómo debe ser un proceso de planificación de la demanda según las mejores prácticas y que sirva para cualquier persona que desee implementar o mejorar el proceso en su empresa.

Antes de seguir, te comento que debemos darle un tratamiento de proceso, es decir, tiene una entrada y una salida, está formado por un grupo de actividades, y se repite dependiendo de la naturaleza del negocio mensual, semanal y/o anual. Por ser un proceso tenemos la oportunidad de darle seguimiento y medirlo: antes, durante y después de su ejecución. Confieso que el verlo de esta forma me ha sido de gran utilidad, incluso mi análisis se apoya en mis conocimientos de Sistemas de Gestión de la Calidad, de donde tomo las ideas para definir el proceso, medirlo y mejorarlo.

En base a lo anterior, diseñé un esquema de un proceso de planificación de la demanda, donde puedes observar que la entrada del proceso es la data histórica y como salida se obtiene el plan de demanda. Tiene cinco subprocesos que son: corrección de la data histórica, generación de los pronósticos estadísticos, inteligencia de negocio, reunión de consenso y distribución del plan de demanda, veamos el detalle de cada uno:

1. Corrección de la data histórica:

Este subproceso se refiere básicamente a la corrección que debemos hacerle a nuestra data para que refleje lo mejor posible el comportamiento de las ventas de nuestros productos, antes de usarla para aplicarle algún modelo estadístico. Ahora bien, habrá algunos que estarán pensando, ¡pero corregir qué!!! si ni siquiera estoy generando esta data. Pues no importa entonces ya tienes identificado el primer paso que debes hacer para crear este subproceso. Una hoja de ruta pudiera ser:

  • Determino de donde voy a extraer la data.
  • Registro la data o la obtengo de mi sistema, puedo crear una base de datos para esto.
  • Identifico eventos que ocurrieron en el pasado y que afectan el comportamiento futuro de mi producto, ejemplos: promociones, problemas de transporte, etc.
  • Decido si ajusto o no.
  • Si ajusto se recomienda registrar los comentarios.

2. Generación de los pronósticos estadísticos:

Se refiere al modelo estadístico que se aplica a cada producto. Para ello usaremos los métodos cuantitativos, específicamente las series de tiempo, que se basan en la hipótesis de que el comportamiento en el pasado se repetirá en el futuro, entonces debemos identificar si existen, uno o varios de los patrones: tendencia, estacionalidad o ambos y aplicar el algoritmo matemático que corresponda para reflejar este comportamiento.

¿Cómo lo hago? usando una hoja de cálculo de Excel o un software especializado, ¿cuál estás usando o usarás? dependerá del nivel de maduración de tu empresa en este punto, si no estás usando nada pues el Excel puede ser el primer paso.

3. Inteligencia de negocio:

Son todos aquellos eventos que ocurrirán en el futuro pero que mi modelo estadístico no puede reflejar, ya que son comportamientos atípicos que no pueden ser modelados a través de algoritmos matemáticos, o por los menos no por los más comunes. Algunos ejemplos: promociones, cambios de precios, cambios en el producto, eventos de la competencia, atención de nuevos mercados, entre otros.

En este punto pude surgir una confusión porque en el primer subproceso de corrección de la data histórica te dije que los eliminaras y aquí que lo agregues, pues sí, funciona de esta forma, porque si no los suavizas o eliminas de tu historia afectan el resultado del pronóstico porque son atípicos y no se repetirán en el futuro; y si no los agregas en el futuro como, por ejemplo, si tienes una promoción que implica un incremento en las ventas corres el riesgo de no cumplir con tus clientes.

Esto lo puedes hacer incrementando o disminuyendo un porcentaje los valores del pronóstico estadístico base. Los más escépticos dirán que esto es impreciso. Sin embargo, por mi experiencia siempre tenemos información del impacto que esperamos tener al aplicar una promoción, o cambiar un precio, la información está disponible en nuestras empresas, lo que debemos es usarla. Ahora bien, no te preocupes mucho si sientes que no serás muy preciso con estos ajustes, este no será nuestro valor definitivo, todavía le falta un filtro quizás uno de los más importantes, la reunión de consenso que la explico a continuación.

4. Reunión de consenso:

Este subproceso es una reunión cuya frecuencia dependerá de la naturaleza del negocio, lo más común es una vez al mes, en algunos casos se requiere una reunión semanal. Voy hablar sobre la mensual donde deben participar las siguientes áreas de la organización: mercadeo, ventas, producción y finanzas, si es una empresa más grande pudiera existir mercadeo de canales, servicio al cliente, todas aquellas áreas que sean impactadas o impacten los pronósticos de ventas.

El objetivo principal de esta reunión es definir el plan de demanda de la empresa, se recomienda que sea por producto y como mínimo para los próximos tres meses, pero esto lo debe decidir cada empresa.

Para que esta reunión sea exitosa, recomiendo:

  • Un responsable, por lo general el planificador de la demanda (Demand Planner), que se encarga de la coordinación, ejecución y posterior divulgación del plan de demanda.
  • Usar las mejores prácticas del manejo de reuniones, como: objetivos claros, establecer límites de tiempos, seleccionar a los participantes correctos, tener la información y los análisis que se requieran. Puedes leer Necesitamos reuniones eficientes y efectivas.

La verdad es que este es un tema muy completo que explicaré en futuros post, a muy grandes rasgos debemos revisar como es la precisión de los pronósticos, entender las desviaciones y tomar acciones para corregirlas, alineando a toda la organización para que cada área actúe sobre su campo de acción.

5. Distribución del plan de demanda:

Una vez que se tenga el plan de demanda concertado en la reunión anterior, se deben distribuir a lo largo de la empresa, para ello cada área debe recibir la información al nivel de detalle que necesita. Igualmente, en este punto la herramienta usada dependerá del nivel de madurez de la empresa, pasando desde una hoja de cálculo, hasta un software especializado de planificación de la demanda. La siguiente tabla muestra el nivel de detalle de un plan de demanda:

plan_de_demanda

Es posible que hayas identificado algunas acciones concretas que puedas aplicar en el proceso de planificación de la demanda en tu empresa, o que sientas que no sabes por dónde empezar, en cualquier caso, te propongo algo a continuación.

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Raquel Da Silva