Quizás cuando leíste el título habrás pensado ¿Hasta cuándo seguiremos usando Excel para pronosticar las ventas? En este artículo no explicaré lo que pienso sobre el uso de Excel para mejorar el proceso de Planificación de la Demanda en las empresas. Pero te dejo el enlace a otro artículo de mi blog sobre el tema. Sin embargo, a pesar de que pienses o encuentres en muchas partes comentarios que te digan que el Excel no es adecuado. La realidad es que, sigue siendo para muchas empresas la única herramienta disponible para calcular los pronósticos de ventas.

Por esta razón me he empeñado en ayudar a planificar la demanda con el uso del Excel para el cálculo de los pronósticos y he llegado a la conclusión que el problema no es el Excel si no su mal uso.

En este artículo te explico tres herramientas de Excel que te permitirán evitar los 3 errores más comunes que se cometen. Si las implementas estoy segura que obtendrás mejoras significativas en el cálculo de tus pronósticos de ventas. Ahorrando un tiempo valioso que podrás dedicar a tus análisis.

¡Estos son los 3 Errores que debes evitar!!!!

Error 1: No estructuras correctamente la data.

Error 2: Realizas la carga de la data de forma manual.

Error 3: No automatizas tus formatos.

Es probable que hayas identificado que estés cometiendo alguno de estos errores o quizás los tres. La buena noticia es que evitarlos es más sencillo de lo que imaginas. Si todavía tienes dudas sigue leyendo que te cuento un poco más.

Estas son las tres herramientas de Excel que te permitirán eliminar los 3 errores para siempre

Herramienta #1 Tablas: Con esta herramienta eliminarás el Error 1.

Cuando empiezo a trabajar con un cliente y recibo la información de ventas para realizar los análisis, el común denominador es que la data no está estructurada adecuadamente. Incluso muchas veces de un mes a otro se usan formatos diferentes.

Lo primero que debes hacer es identificar que análisis vas a realizar y en función de esto determinar que data requieres. Ejemplo: queremos calcular los pronósticos de ventas por mes por producto. Entonces debemos disponer de las ventas a este nivel de detalle.

Una vez que tienes identificada la data requerida construye una base de datos que cumpla con estas tres reglas básicas que son: registrar, organizar y procesar la data.

Las dos tablas mínimas que recomiendo construir es una para las ventas y otra para el maestro de productos. Debes construirlas para que se actualicen de forma vertical esto te permite ir agregando registros sin modificar los campos o columnas de las tablas. Esto parece que no tuviera mucha importancia, de hecho, es lo que más me cuesta cuando construyo un formato con un cliente. Convencerlos que la estructura de las tablas es importantísima y es lo que nos evita los retrabajos y errores.

Para crear las tablas usa la herramienta Tablas en Excel te dejo una imagen de cómo acceder a ella:

Ponle nombre a las tablas, esto te permite usar los valores almacenados en la tabla de una forma más automatizada cuando uses funciones en tus cálculos, como te lo explico más adelante. Te dejo una imagen para que veas donde le colocas el nombre a la tabla:

Bueno la verdad que explicar todo esto en palabras no es tan sencillo por eso te dejo el siguiente vídeo:

Herramienta #2 Obtener datos externos: Con esta herramienta eliminarás el Error 2.

El segundo error que veo con mucha frecuencia es que la información se actualiza usando copiar y pegar, o se transcribe. Esto es tedioso y consume mucho tiempo. Además de generar muchos errores en la data, que luego pueden afectar nuestros cálculos del pronóstico.

Para evitar este problema debes usar la herramienta disponible en Excel de Obtener datos externos, te dejo la siguiente imagen para que veas como acceder:

Como puedes observar en la imagen existen diferentes fuentes de donde puedes obtener la data, en este punto recomiendo que te apoyes en alguna persona de IT de la empresa para que te ayude a configurar la extracción de la data y puedas traerla directamente desde el ERP. Sin embargo, también pudieras simplemente solicitar que te generen un archivo .csv con la información que requieres y subirlo al Excel desde esta opción. La data la cargarías al Excel con la estructura de las tablas que definiste, que se explicaron anteriormente.

Igualmente te dejo un vídeo donde te explico cómo hacerlo, usando una base de datos que está en Access:

Herramienta #3 Funciones: Con esta herramienta eliminarás el Error 3.

Quizás en la actualidad ya utilices funciones y tengas formulado tu formato para el cálculo de los pronósticos. Sin embargo, mi recomendación es que usando las tablas que creaste con la Herramienta #1 podrás hacer formulaciones más optimizadas. Y las dos funciones que te propongo son BUSCARV y SUMAR.SI.CONJUNTO. Con estas dos funciones, podrás leer la data de una forma automatizada y realizar los cálculos evitando retrabajos.

En el siguiente vídeo te explico cómo usarlas en detalle:

Ahora te invito a que pongas en práctica estas herramientas, estoy segura que te ayudará a mejorar los cálculos de tus pronósticos. Para ayudarte a que lo implementes te dejo el enlace de mi Webinar ¿Cómo crear y automatizar una Base de Datos en Excel para calcular los Pronósticos de Ventas? al que puedes acceder en este enlace donde también tendrás acceso a descargar la plantilla Excel que utilizo.

Si crees que esta información le puede ayudar a otras personas no dudes en compartirla con los enlaces de las redes sociales, estaré muy agradecida.

Saludos

Raquel Da Silva